取引先から届くPDF請求書をGmailでまとめるには、差出人・件名・PDF添付の3条件で検索し、結果を確かめてからフィルタを作ります。 新着はフィルタで振り分け、受信済みのメールには、同じ検索結果からラベルを付けます。
設定するのはパソコンのブラウザ版Gmailです。ここでは取引先1社から、決まったアドレスと件名で請求書が届く場合を扱います。
1. 検索結果で対象の請求書を確かめる
- 受信済みの請求書を1通開き、差出人の表示名ではなくメールアドレス、件名に共通する語、PDFがメールに添付されていることを確認します。
- 次の検索式をGmail上部の検索欄に入力し、Enterキーを押します。例の
billing@example.comは架空のアドレスです。自分の取引先のアドレスに置き換えてください。
from:billing@example.com subject:請求書 has:attachment filename:pdffrom: は差出人、subject: は件名、has:attachment は添付の有無、filename:pdf はPDFの添付で絞るための指定です。最後の指定で請求書の内容や正当性まで確認できるわけではありません。Google公式ヘルプ「Gmail の検索を絞り込む」
検索結果では、最近届いた請求書だけでなく、前の月の請求書も見つかるか確認します。下の表は、条件の組み合わせを確認するための架空の例です。
| メールの例 | 判定の目安 |
|---|---|
| 例の差出人から「11月分 請求書」が届き、PDFが付いている | 対象 |
| 同じ差出人から「11月分 請求書」が届いたが、ダウンロード用のリンクだけ | 対象外。PDFの添付が必要 |
| 同じ差出人・PDF添付でも、件名が「11月分 お見積書」 | 対象外。件名の条件が違う |
| 件名と添付は一致するが、送信元が別アドレス | 対象外。差出人の条件が違う |
2. 新着メール用のフィルタを作る
- Gmail上部の検索ボックスにある「検索オプションを表示」を開きます。
- 次の表のとおり入力します。検索式から条件がすでに入っている場合は、同じ条件になっているか確認します。
| 設定欄 | 入力例 |
|---|---|
| From | billing@example.com |
| 件名 | 請求書 |
| 含む | filename:pdf |
| 添付ファイルあり | チェックを入れる |
- 条件の検索結果を確認します。検索結果に移動したら検索オプションを開き直し、条件を確かめて「フィルタを作成」へ進みます。
- 「ラベルを付ける」を選び、既存のラベルを指定するか、「請求書・取引先A」のようなラベルを作ります。初回はラベル付けだけを選び、受信トレイをスキップする設定は選ばずに「フィルタを作成」を押します。
次に対象の請求書が届いたら、メールにラベルが付いているか確認します。左側のラベルを開くと、まとめたメールを一覧できます。ラベルを付けても、PDFが別の場所に保存されるわけではありません。Google公式ヘルプ「メールのフィルタルールの作成」
3. 受信済みの請求書にも同じラベルを付ける
- 手順1と同じ検索式を入力します。
- 結果を見て、今回まとめるメールにチェックを入れます。複数ページある場合は、結果の範囲を見ながら必要なメールを選びます。
- 一覧上部のラベルアイコンを押し、手順2で使った「請求書・取引先A」を選んで適用します。左側のラベルを開き、受信済みの請求書が表示されることを確かめます。
検索結果に見積書や別の請求書が混ざっていたら、一括選択の前に条件を直すか、対象を個別に選びます。Google公式ヘルプ「Gmail でラベルを作成、管理する」
見つからない・違うメールに付くとき
- 受信したはずの請求書が出てこない。まず
from:billing@example.comだけで探し、件名や添付の条件を一つずつ戻します。送信代行会社のアドレスや「Invoice」など別の件名で届いている場合は、実際の差出人・件名で別の検索式を試します。 - PDFの請求書がリンクで届く。添付を条件にするこのフィルタでは拾えません。リンク通知もまとめたい場合は、受信済みの通知を検索して、PDF添付とは別に条件を決めます。
- 無関係なメールにもラベルが付く。Gmail右上の設定から「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」と進み、該当フィルタを編集または削除します。すでに付いたラベルは、対象メールを選び、ラベルアイコンから該当するラベルのチェックを外します。フィルタの編集方法・ラベルの変更方法
情報確認日：2026年11月7日。手順はGoogleのパソコン向け公式ヘルプに基づきます。
