Googleサイトで招待ページを作り、Googleフォームで出欠を受け付け、スプレッドシートで幹事が回答を確認します。招待客に案内するのは招待ページと回答用フォームです。 回答一覧の共有先は、出欠を管理する幹事に絞ります。ここでは、結婚式の二次会を例に、案内ページを作ってからゲストに送るまでの流れを紹介します。
※仲間内で簡単な飲み会の幹事をする場合はこちらのサイトが便利です。（無料で3分で作成可能）
Googleアプリを活用するメリット
- 詳しいWebスキルが無くても簡単に作成することができる
- 高性能かつ便利な機能を無料で利用することができる
- 自由にカスタマイズできる
- URLで簡単に招待状を送ることが出来る
- フォームの回答を一覧にまとめられる
- 回答一覧を幹事だけに共有できる
活用するGoogleアプリ
- Googleサイト
- Googleマップ
- Googleフォーム
- Googleスプレッドシート
- Googleドライブ
それぞれのアプリの役割
Googleサイトの役割
今回の二次会の全体の概要を紹介する招待状の役割となります。作業的にはサイトを制作する形となりますが身構える必要はありません。Web知識は不要で、ブロック遊び感覚でサイトを作ることができます。サイトには挨拶文、二次会のレストラン情報、地図情報、開催時間、出欠フォーム等を掲載します。
Googleマップの役割
レストランの場所詳細を分かりやすく知ってもらう為の役割となります。レストランで分かりやすいものが準備されていたらそれを使っても良いです。
Googleフォームの役割
出欠確認用のWebフォームの役割となります。Googleフォームを活用すればスマートフォンからも簡単に回答することができますので受け取り側としても楽だと思います。
Googleスプレッドシートの役割
Googleフォームで回答された出欠情報を自動的にリスト化して集計する役割となります。面倒な集計作業が不要となりますので大変便利です。更に通知設定を行うことでGoogleフォームが提出された際にEメールで通知させることも可能です。
Googleドライブ
上記の情報をWeb上で保存する場所になります。特に詳しいPCスキルなど不要です。
二次会の招待状送付から受付までの全体の流れ
- LINEなどで招待状リンク（作ったGoogleサイトページ）をコピペで送付
- 招待状を受領した人は招待ページでレストラン、開催場所、内容、時間を確認してWebフォームから出欠情報を回答
- 自動リスト化されたGoogleスプレッドシートをチェック
- 参加人数をレストランに報告
二次会招待状の制作方法
サイトページの準備
１．Googleアカウントの作成
既にGoogleアカウントをお持ちの場合はそれをご利用いただけます。
２．Googleドライブに移動
Googleアカウントをお持ちであれば既にご利用できる状態となっております。
3. 右クリック→その他→Googleサイトを起動
なんとこれだけでもうスタートアップ完了です。あとは中身の編集進めるだけ！
４．サイトテーマの選択
サイトテーマは後で変更できるのでとりあえずでOKです。好きなサイトテーマをお選びください。サイトの色やフォントなど自由にカスタマイズすることもできます。
５．トップ画像、タイトルを入れる
上にあるツールバーで文字の書式、サイズ、位置、色などを調整します。入りきらない場合は枠を広げることもできます。トップ画像は画像の変更からベストチョイスした画像を入れましょう。結婚する二人の良い感じの写真などあれば良いですね(^^)トップ画像を入れたら、右下のボタンで画像の位置や明るさの微調整もできます。
６．挿入→テキストを押してメッセージの作成
テキストボックスが出てきますので自由に文字を入れましょう。
７．背景画像を挿入してください。
フリー素材ページなどで「結婚式」と検索すると色々と出てきます。
８．二次会の会場情報を作成
テキストを挿入し枠を調整して配置してください。
右のメニューから地図を選択して会場の位置情報を挿入（Googleマップ）
合体させるとこんな感じです。
９．出欠を連絡するためのボタンを作成
ボタンの大きさや配置はマウス操作で自由に調整できます。
これで招待用のWebサイトの作成は完了です。画像選びや文章に時間がかかりますが、作業時間はそんなにかからないと思います(^^)
出欠の回答ページ作成
１．ここでGoogleフォームの出番です。
Googleドライブに戻って右クリックしてGoogleフォームを追加してください。
２．ヘッダー画像を入れてタイトルを入力
３．ラジオボタンで出欠の有無の回答欄を作成
４．右側のプラスボタンを押して新しい質問項目を作成して氏名入力欄を記述式で作成
５．新郎新婦のどちらのゲストかを入力する欄をラジオボタンで作成
※出欠の確認と同じ要領です。
６．備考欄を段落で作成
回答項目はいくらでも追加できますので、この他にも必要に応じて追加してください。
７．サンクスページを作成
フォームを送信してもらった後に表示されるお礼ページを作成しましょう。
ページ上部の設定ボタンをクリック
プレゼンテーションをクリックして回答内容を入力
回答用リンクを招待ページに入れる
Googleフォームを公開し、回答者としてアクセスできる人を設定します。共有画面から回答者用リンクをコピーし、Googleサイトの出欠ボタンに設定します。招待客にGoogleアカウントでのログインを求める場合は、案内文にもその旨を添えます。 Googleフォームの公開・共有手順
出欠の締め切りは、公開済みフォームの受付設定から日時や回答数で指定できます。招待ページに載せる期限とフォームの設定をそろえ、締め切り後に表示される案内文も確認しておきましょう。 Googleフォームの回答を日時・件数で締め切る
出欠管理ページの作成
フォームの［回答］から、回答の保存先としてスプレッドシートを作成または選択します。管理用の表は、幹事だけがアクセスできる共有設定にします。
新着の回答をメールで受け取りたい場合は、フォームの［回答］タブのメニューで新しい回答の通知を有効にします。 Googleフォームの回答管理
Webサイトの公開
1. Googleサイトの公開範囲を決める。 招待客だけに見せる場合は、公開済みサイトの共有を制限し、招待客を閲覧者として追加します。
2. Googleフォームの回答者設定を確認する。 サイトを見られる範囲と、フォームに回答できる範囲は、それぞれの画面で設定します。
3. 招待客と同じ権限で確認する。 招待ページを開き、日時・会場・地図と、出欠ボタンから回答フォームへ進めることを確かめます。管理用の回答一覧は幹事のアカウントで確認します。
検索エンジンに表示を控えるようリクエストする機能は、検索結果への掲載に関する設定です。招待客のみに閲覧を許可する場合は、公開済みサイトの共有設定で閲覧者を指定します。 Googleサイトの公開と共有
招待ページの作成例はこちらから確認できます。 結婚式二次会のWeb招待状サンプル
いかがでしたでしょうか？今回はサンプルページでご利用方法について紹介させていただきましたが、こだわればもっと良いサイトになると思います。また、冒頭でもお伝えいたしましたが、結婚式の二次会に限らず様々な場面で応用して活用することができますので更に勉強する価値ありです。Googleアプリをマスターして仕事やプライベートで有効活用していきましょう。
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